Eventos Híbridos: Combinando lo Mejor del Mundo Presencial y Virtual para Fundaciones

¡Bienvenidos a FundacionesInfo, el lugar donde la exploración exhaustiva y experta en el mundo de las asociaciones y fundaciones cobra vida! En nuestro artículo principal "Eventos Híbridos: Combinando lo Mejor del Mundo Presencial y Virtual para Fundaciones", te sumergirás en el fascinante universo de los eventos híbridos, descubriendo cómo estas innovadoras experiencias están revolucionando la forma en que las fundaciones se conectan con su audiencia. ¿Estás listo para explorar nuevas posibilidades y descubrir cómo llevar tus eventos al siguiente nivel? ¡Adelante, acompáñanos en este fascinante viaje!

Introducción a los Eventos Híbridos para Fundaciones

Definición y Origen de los Eventos Híbridos

Los eventos híbridos son una modalidad de eventos que combinan la asistencia presencial con la participación virtual, permitiendo que el público objetivo pueda acceder al contenido y participar en las actividades desde cualquier ubicación. Este formato ha cobrado relevancia en el contexto actual, donde la tecnología ha facilitado la interacción remota y la integración de plataformas virtuales en la organización de eventos.

El origen de los eventos híbridos se remonta al crecimiento de la conectividad digital y la necesidad de ampliar el alcance de los eventos más allá de un espacio físico limitado. Con la aparición de herramientas de transmisión en vivo, salas de chat y otras tecnologías, las fundaciones han encontrado en los eventos híbridos una oportunidad para involucrar a un público más diverso y extender su impacto a nivel global.

Esta evolución en la forma de concebir los eventos ha llevado a que las fundaciones y organizaciones sin fines de lucro exploren nuevas formas de conectar con sus audiencias, promoviendo la participación tanto de aquellos que pueden asistir en persona como de aquellos que desean sumarse desde cualquier parte del mundo.

Importancia de los Eventos Híbridos en el Sector No Lucrativo

Los eventos híbridos han adquirido una relevancia significativa en el sector no lucrativo, ya que ofrecen a las fundaciones la oportunidad de ampliar su alcance y maximizar el impacto de sus actividades. Al combinar lo mejor de ambos mundos, presencial y virtual, estas organizaciones pueden llegar a un público más amplio, incluyendo a aquellos que por diversas razones no pueden asistir físicamente a los eventos.

Además, los eventos híbridos permiten a las fundaciones generar nuevas fuentes de ingresos mediante la venta de accesos virtuales, patrocinios en línea y la exhibición de marcas en plataformas digitales. Esto representa una oportunidad para diversificar las fuentes de financiamiento y fortalecer la sostenibilidad de las iniciativas sin fines de lucro.

Por otro lado, la posibilidad de ofrecer contenido en línea también facilita la difusión de información, la sensibilización sobre causas sociales y la promoción de la participación activa de la comunidad en proyectos de impacto social.

Planificación de un Evento Híbrido para Fundaciones

Objetivos y Metas de un Evento Híbrido

La organización de un evento híbrido para una fundación conlleva la combinación estratégica de elementos presenciales y virtuales con el fin de maximizar el alcance y la participación. Los objetivos de un evento híbrido pueden incluir la ampliación de la audiencia más allá de la ubicación física del evento, la mejora de la interacción y participación de los asistentes, y la optimización de la experiencia para aquellos que participan de forma virtual.

Además, las metas de un evento híbrido suelen incluir el fortalecimiento de la conexión entre los asistentes presenciales y virtuales, el incremento del retorno de la inversión (ROI) a través de la captación de patrocinios y la generación de oportunidades de networking tanto en persona como en línea.

Establecer metas claras y medibles desde el inicio es esencial para el éxito de un evento híbrido, ya que permitirá la evaluación de su efectividad y el ajuste de estrategias para futuras ediciones.

Selección de la Plataforma Digital Adecuada

La elección de la plataforma digital para un evento híbrido es un aspecto crítico que impactará en la experiencia de los participantes remotos. Es fundamental seleccionar una plataforma que ofrezca herramientas para la transmisión en vivo de conferencias, la interacción entre los asistentes virtuales y presenciales, y la posibilidad de acceder a contenido exclusivo o material adicional.

Asimismo, la plataforma digital debe permitir la participación activa de los asistentes remotos a través de sesiones de preguntas y respuestas, encuestas interactivas y opciones de networking virtual, garantizando una experiencia enriquecedora y participativa para todos los involucrados.

La seguridad de la plataforma, la facilidad de uso y la integración con herramientas de gestión de eventos y bases de datos son también consideraciones importantes al momento de seleccionar la plataforma digital adecuada para un evento híbrido.

Logística y Coordinación Presencial: Caso de la Fundación Alas

Un ejemplo destacado de la implementación exitosa de un evento híbrido es el caso de la Fundación Alas, que llevó a cabo su conferencia anual de recaudación de fondos de manera presencial y virtual. La logística y coordinación de este evento implicó la preparación de un espacio físico adecuado para la conferencia, la implementación de medidas de seguridad y protocolos sanitarios, y la disposición de tecnología de transmisión en vivo y grabación para los participantes virtuales.

La Fundación Alas logró integrar con éxito las presentaciones en persona con la participación virtual a través de una plataforma interactiva que permitió a los asistentes remotos interactuar con los conferenciantes, realizar donaciones en línea y acceder a material exclusivo. La coordinación de los equipos presenciales y virtuales fue fundamental para garantizar una experiencia cohesiva y de alta calidad para todos los participantes.

Este caso ejemplar resalta la importancia de una planificación detallada, una coordinación efectiva y el uso de tecnología innovadora para la ejecución exitosa de un evento híbrido en el ámbito de las fundaciones.

Elementos Clave para el Éxito de un Evento Híbrido

Integración de Tecnologías: El Caso de la Cruz Roja

La integración de tecnologías es un aspecto fundamental en la planificación de eventos híbridos para fundaciones. Un ejemplo destacado de esta integración es el caso de la Cruz Roja, que ha sabido combinar de manera efectiva el mundo presencial y virtual en sus eventos. Utilizando plataformas de streaming de alta calidad y herramientas interactivas, la Cruz Roja ha logrado alcanzar a una audiencia global, permitiendo la participación y el apoyo a sus causas desde cualquier lugar del mundo. Esta integración ha representado un gran avance en la difusión de sus proyectos y en la recaudación de fondos, demostrando que la combinación de tecnologías puede potenciar el impacto de las fundaciones a nivel mundial.

La implementación de tecnologías de realidad aumentada y realidad virtual también ha permitido a la Cruz Roja brindar experiencias inmersivas tanto a los asistentes presenciales como a los virtuales, generando un mayor compromiso y empatía con sus proyectos. Esta estrategia ha demostrado que la integración de tecnologías puede enriquecer la experiencia de los participantes y fortalecer la conexión emocional con la causa que promueve la fundación.

La integración de tecnologías en eventos híbridos representa una oportunidad para que las fundaciones amplíen su alcance, fortalezcan sus vínculos con la comunidad global y maximicen el impacto de sus iniciativas solidarias.

Participación y Engagement: Estrategias Efectivas

La participación y el engagement son aspectos fundamentales en la planificación de eventos híbridos para fundaciones. La combinación de lo mejor del mundo presencial y virtual requiere estrategias efectivas para involucrar a la audiencia en ambos entornos. Un enfoque exitoso en este sentido es el uso de encuestas interactivas y sesiones de preguntas y respuestas que permitan la participación activa de todos los asistentes, ya sea en persona o a través de plataformas virtuales.

Además, la implementación de dinámicas de networking que faciliten la interacción entre los participantes presenciales y virtuales es esencial para fomentar la colaboración y el intercambio de ideas. La creación de espacios virtuales exclusivos para networking, donde los asistentes puedan conectarse y compartir experiencias, contribuye a enriquecer la experiencia del evento y a fortalecer los lazos entre los miembros de la comunidad de la fundación.

La Cruz Roja, por ejemplo, ha desarrollado estrategias efectivas de participación y engagement en sus eventos híbridos, utilizando herramientas de gamificación para incentivar la interacción y la colaboración entre los asistentes, tanto en el ámbito presencial como virtual. Estas estrategias han demostrado ser clave para mantener el interés y la participación activa de la audiencia a lo largo del evento, generando un impacto duradero en la comunidad de la fundación.

Contenido y Programación Adaptada a Ambos Formatos

La adaptación del contenido y la programación a ambos formatos, presencial y virtual, es un aspecto crucial en la organización de eventos híbridos para fundaciones. Es fundamental diseñar una agenda que ofrezca un equilibrio entre las actividades presenciales y virtuales, brindando a la audiencia una experiencia enriquecedora y equitativa, independientemente de su modalidad de participación.

La programación de la Cruz Roja para sus eventos híbridos, por ejemplo, incluye conferencias magistrales con ponentes de renombre que se transmiten en vivo y en línea, talleres interactivos que permiten la participación remota, y actividades de voluntariado tanto presenciales como virtuales. Esta diversidad de contenidos y actividades garantiza que todos los participantes, independientemente de su ubicación, puedan acceder a experiencias significativas y contribuir al propósito de la fundación.

Asimismo, la adaptación del contenido a ambos formatos implica ofrecer materiales exclusivos para la audiencia virtual, como documentos descargables, videos interactivos y sesiones de preguntas y respuestas en línea, que complementen la experiencia de los asistentes presenciales. Esta estrategia permite maximizar el alcance del evento y garantizar que todos los participantes se sientan parte integral de la experiencia, independientemente de su presencia física en el lugar del evento.

Marketing y Promoción de Eventos Híbridos

Los eventos híbridos ofrecen una gran oportunidad para llegar a audiencias más amplias a través de estrategias de difusión efectivas. Una de las estrategias clave para lograr el máximo alcance es la promoción a través de múltiples canales. Esto incluye el uso de redes sociales, correos electrónicos, anuncios en línea y colaboraciones con socios estratégicos. Al utilizar una combinación de enfoques de marketing, las fundaciones pueden llegar a un público diverso y aumentar la participación tanto en el evento presencial como en el virtual.

Además, es fundamental desarrollar un plan de comunicación claro y consistente que destaque los beneficios tanto de la asistencia presencial como virtual. Esto puede incluir la promoción de oradores destacados, temas relevantes y oportunidades de networking tanto en persona como en línea. Al comunicar de manera efectiva los aspectos únicos de cada modalidad, las fundaciones pueden generar un mayor interés y participación en sus eventos híbridos.

Otra estrategia importante es la creación de contenido previo al evento para generar expectativas y entusiasmo. Esto puede incluir entrevistas con oradores, adelantos de temas a tratar y publicaciones que destaquen los beneficios de participar en el evento, ya sea de forma presencial o virtual. Al generar anticipación de manera efectiva, las fundaciones pueden maximizar el interés y la asistencia a sus eventos híbridos.

Branding y Personalización del Evento

Casos de Éxito: Eventos Híbridos Notables en Fundaciones

Los eventos híbridos están ganando popularidad en el mundo de las fundaciones, ya que ofrecen la oportunidad de combinar lo mejor de ambos mundos: la interacción presencial y virtual. Algunas fundaciones líderes han utilizado esta modalidad de eventos para maximizar su alcance y participación, logrando resultados significativos y beneficiosos.

En el caso del Simposio Anual de la Fundación Bill y Melinda Gates, se implementó un enfoque híbrido que permitió la participación tanto de asistentes presenciales como virtuales. Este evento logró reunir a expertos en salud global, desarrollo sostenible y educación, ofreciendo una experiencia enriquecedora para todos los participantes. La combinación de conferencias magistrales presenciales con sesiones interactivas virtuales permitió llegar a una audiencia más amplia y diversa, generando un impacto significativo en la difusión de conocimientos y la colaboración en proyectos de investigación y desarrollo.

Por otro lado, la Cumbre Mundial de Innovación para la Educación (WISE) de la Fundación Qatar ha destacado por su exitosa adopción de un formato híbrido. Este evento reúne a líderes en educación, innovación y tecnología para abordar los desafíos educativos globales. Al combinar sesiones presenciales con transmisiones en vivo, la Cumbre WISE logró involucrar a una audiencia diversa y global, fomentando el intercambio de ideas y la colaboración entre expertos de diferentes partes del mundo. Este enfoque híbrido ha permitido a la Fundación Qatar ampliar su impacto y alcance, posicionándola como un referente en la promoción de la innovación educativa a nivel mundial.

Herramientas y Tecnologías para Eventos Híbridos

Plataformas de Streaming y Videoconferencia

Las plataformas de streaming y videoconferencia juegan un papel crucial en la realización de eventos híbridos para fundaciones. Estas herramientas permiten la transmisión en vivo de conferencias, paneles de discusión, presentaciones y otras actividades, lo que posibilita la participación remota de un público más amplio. Ejemplos de plataformas populares incluyen Zoom, Microsoft Teams, Webex y Vimeo. Estas plataformas ofrecen opciones para la interacción en tiempo real, como la participación en encuestas, preguntas y respuestas, encuestas en vivo y salas de discusión, lo que contribuye a la experiencia integral del evento híbrido.

Además, las fundaciones pueden aprovechar las capacidades de estas plataformas para la grabación y posterior disponibilidad del contenido, lo que permite que aquellos que no pudieron participar en tiempo real accedan a las sesiones posteriormente. Esto amplía significativamente el alcance y la durabilidad del evento, garantizando que el contenido generado perdure más allá de la fecha de celebración.

El uso de estas plataformas de streaming y videoconferencia no solo proporciona una solución eficaz para la combinación de lo presencial y lo virtual, sino que también contribuye a la accesibilidad y la inclusión al permitir que un público diverso participe en los eventos de las fundaciones, independientemente de su ubicación geográfica.

Sistemas de Interacción y Networking Online

Los sistemas de interacción y networking online son esenciales para fomentar la participación activa y la conexión entre los asistentes a eventos híbridos de fundaciones. Estas herramientas ofrecen funcionalidades que van más allá de la simple transmisión de contenido, permitiendo la interacción en tiempo real y la creación de redes entre los participantes, tanto presenciales como virtuales.

Plataformas como Brella, Swapcard y Eventtia ofrecen funciones de networking que posibilitan la programación de reuniones one-to-one, la búsqueda y filtrado de perfiles de otros asistentes, la participación en chats y la organización de mesas redondas virtuales. Estas funcionalidades recrean la experiencia de networking presencial en un entorno virtual, facilitando la conexión entre profesionales, colaboradores, patrocinadores y otros actores relevantes para las fundaciones.

El uso de sistemas de interacción y networking online no solo enriquece la experiencia de los asistentes, sino que también brinda oportunidades para el desarrollo de relaciones duraderas, el intercambio de conocimientos y la colaboración, aspectos fundamentales en el ámbito de las fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro.

Medición de Resultados y ROI en Eventos Híbridos

Los eventos híbridos han revolucionado la forma en que las fundaciones y asociaciones sin fines de lucro pueden conectar con su audiencia, combinando lo mejor de ambos mundos: la interacción en persona y la accesibilidad virtual. Sin embargo, medir el éxito de un evento híbrido va más allá de contar asistentes o visualizaciones en línea. Es crucial establecer indicadores clave de desempeño (KPIs) específicos para evaluar el impacto del evento en todos los frentes.

Algunos KPIs relevantes para eventos híbridos incluyen la tasa de participación, tanto en persona como en línea, la cantidad de interacciones generadas en las redes sociales, el porcentaje de asistentes que tomaron medidas posteriores al evento, y la calidad de las conexiones establecidas. Estos indicadores proporcionan una visión integral de cómo el evento ha logrado involucrar a la audiencia y generar un impacto significativo.

Además, el retorno de la inversión (ROI) es un aspecto fundamental en la evaluación de eventos híbridos para fundaciones. Calcular el ROI requiere considerar tanto los costos incurridos en la organización del evento como los beneficios obtenidos, ya sea en términos de recaudación de fondos, adquisición de nuevos miembros o fortalecimiento de alianzas estratégicas. Esta medición proporciona una visión clara de la efectividad del evento en términos de objetivos financieros y de impacto.

Recopilación y Análisis de Datos Post-Evento

Desafíos y Consideraciones en Eventos Híbridos

Superar Barreras Técnicas y Logísticas

La realización de eventos híbridos presenta desafíos técnicos y logísticos que deben ser cuidadosamente abordados para garantizar una experiencia exitosa tanto para los asistentes presenciales como para aquellos que participan de forma virtual. La sincronización de los horarios, la calidad del audio y video, la conectividad a internet y la logística de los equipos técnicos son aspectos críticos a considerar. Es fundamental contar con personal especializado para resolver de manera ágil cualquier inconveniente técnico que pueda surgir durante el evento, tanto en el entorno presencial como en el virtual.

Asimismo, la gestión de la logística para asegurar la correcta recepción y distribución de los materiales, la disposición de espacios que permitan la interacción fluida entre participantes remotos y locales, y la coordinación de tiempos y actividades, son aspectos logísticos de vital importancia que deben ser cuidadosamente planificados previo al evento híbrido. El éxito de la combinación entre lo presencial y lo virtual radica en la capacidad de superar estas barreras técnicas y logísticas de manera eficiente.

La implementación de un plan detallado que contemple estos aspectos, junto con la realización de pruebas previas, contribuirá significativamente a garantizar que los participantes, ya sea de forma presencial o virtual, puedan disfrutar de una experiencia sin contratiempos durante el evento híbrido.

Inclusión y Accesibilidad en Eventos Híbridos

La inclusión y accesibilidad en eventos híbridos es un aspecto crucial que requiere especial atención. Es fundamental asegurar que tanto los participantes presenciales como los virtuales tengan igualdad de oportunidades para participar, interactuar y disfrutar de todos los contenidos y actividades del evento.

Para lograr la inclusión efectiva, es importante considerar la accesibilidad para personas con discapacidades, garantizando que el entorno físico esté adaptado para su movilidad y que las plataformas virtuales utilizadas cumplan con estándares de accesibilidad web. Además, se deben proveer alternativas para la interpretación en lenguaje de señas, subtítulos en tiempo real y cualquier otra forma de asistencia que permita la participación plena de personas con discapacidades auditivas o visuales.

Asimismo, es esencial promover la inclusión de participantes de distintas regiones geográficas, considerando diferencias culturales, idiomas y zonas horarias. La planificación cuidadosa de los horarios de las sesiones, la disponibilidad de traducción simultánea y la adaptación de contenidos para audiencias globales contribuirá a garantizar la participación equitativa de personas de diversas procedencias.

La inclusión y accesibilidad en eventos híbridos exige una atención meticulosa a las necesidades de diversidad de los participantes, tanto en el entorno físico como en el virtual, con el objetivo de ofrecer una experiencia enriquecedora y equitativa para todos los asistentes.

El Futuro de los Eventos Híbridos en Fundaciones

Tendencias Emergentes en la Organización de Eventos

En la actualidad, las fundaciones se encuentran inmersas en un proceso de adaptación a las nuevas tendencias en la organización de eventos, siendo los eventos híbridos una de las mayores innovaciones. Estos eventos combinan lo mejor de dos mundos: la interacción presencial y la accesibilidad virtual. Esta combinación permite a las fundaciones llegar a un público más amplio, integrando a participantes locales e internacionales, al tiempo que fomenta la participación en línea.

La flexibilidad es otra de las tendencias emergentes en la organización de eventos, ya que las fundaciones buscan adaptarse a las necesidades cambiantes de su audiencia. Los eventos híbridos brindan la oportunidad de ofrecer opciones tanto presenciales como virtuales, lo que permite a los asistentes participar de acuerdo a sus preferencias personales o circunstancias individuales.

La personalización es otro elemento clave en la organización de eventos híbridos para fundaciones. Mediante el uso de tecnología, las fundaciones pueden ofrecer experiencias personalizadas tanto para los asistentes presenciales como para los virtuales, creando así un ambiente más interactivo e inmersivo.

El Papel de la Innovación y la Sostenibilidad

La innovación y la sostenibilidad desempeñan un papel fundamental en la organización de eventos híbridos para fundaciones. La adopción de tecnologías innovadoras, como plataformas de streaming, aplicaciones interactivas y herramientas de networking virtual, permite a las fundaciones ofrecer experiencias en línea atractivas y enriquecedoras.

En cuanto a la sostenibilidad, los eventos híbridos reducen la huella de carbono al disminuir la necesidad de desplazamientos físicos, lo que contribuye a la protección del medio ambiente. Además, al ofrecer opciones virtuales, se promueve la inclusión de participantes que de otro modo no podrían asistir a un evento presencial, lo que representa un avance significativo hacia la equidad y la accesibilidad.

La organización de eventos híbridos para fundaciones representa una evolución significativa en la forma en que se llevan a cabo los eventos, incorporando las últimas tendencias, la innovación tecnológica y un enfoque sostenible para brindar experiencias más inclusivas y enriquecedoras.

Conclusión

Resumen de Beneficios y Potencial de los Eventos Híbridos

Los eventos híbridos representan una oportunidad emocionante para las fundaciones, ya que combinan lo mejor de ambos mundos: la interacción presencial y la accesibilidad virtual. Esta modalidad ofrece una mayor flexibilidad para los asistentes, permitiendo que participen tanto de manera física como a través de plataformas en línea. Además, los eventos híbridos amplían significativamente el alcance de las fundaciones, al llegar a un público más amplio y diverso.

El potencial de los eventos híbridos se manifiesta en su capacidad para fomentar la participación global, involucrar a nuevos donantes y patrocinadores, y mejorar la visibilidad de la fundación en el ámbito digital. Asimismo, estos eventos ofrecen la posibilidad de generar ingresos adicionales a través de la venta de entradas virtuales, patrocinios en línea y oportunidades de networking expandidas.

Los eventos híbridos representan una herramienta poderosa para las fundaciones, al ofrecer una mayor flexibilidad, alcance ampliado y oportunidades de participación e ingresos adicionales.

Llamado a la Acción para Fundaciones

Es fundamental que las fundaciones reconozcan el potencial de los eventos híbridos y consideren su implementación como parte integral de su estrategia de eventos y conferencias. Al adoptar esta modalidad, las fundaciones pueden expandir su impacto, fortalecer sus relaciones con la comunidad y aumentar su capacidad para recaudar fondos de manera efectiva.

El llamado a la acción para las fundaciones es aprovechar la versatilidad y el potencial de los eventos híbridos, adaptando sus estrategias para incorporar tanto la participación presencial como virtual. Esta combinación ofrece una oportunidad única para maximizar el alcance y la efectividad de los eventos, generando un impacto significativo en la misión y los objetivos de cada fundación.

El llamado a la acción es claro: las fundaciones deben explorar activamente la implementación de eventos híbridos para aprovechar al máximo el potencial de alcance, participación y recaudación de fondos que esta modalidad ofrece.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué son los eventos híbridos para fundaciones?

Los eventos híbridos para fundaciones son aquellos que combinan la participación presencial y virtual, permitiendo a los asistentes estar físicamente presentes o unirse de forma remota a través de plataformas en línea.

2. ¿Cuáles son los beneficios de organizar eventos híbridos para fundaciones?

Los eventos híbridos ofrecen la oportunidad de alcanzar a una audiencia más amplia, aumentar la participación e interacción de los asistentes, y adaptarse a las preferencias individuales de participación.

3. ¿Cómo se puede garantizar una experiencia exitosa en un evento híbrido para fundaciones?

Es crucial contar con una tecnología fiable que permita una conexión estable entre los participantes presenciales y virtuales, y diseñar una agenda inclusiva que atienda las necesidades de ambos tipos de asistentes.

4. ¿Qué consideraciones de logística son importantes al planificar un evento híbrido para fundaciones?

Es esencial seleccionar un espacio adecuado que facilite la interacción presencial y la transmisión virtual, y gestionar la inscripción y la participación remota de manera eficiente.

5. ¿Cómo promocionar un evento híbrido para fundaciones y atraer a una amplia audiencia?

La promoción temprana y constante a través de diversos canales, junto con la creación de contenido atractivo que resalte los beneficios de la participación, son fundamentales para atraer una audiencia diversa a un evento híbrido para fundaciones.

Reflexión final: El poder de la convergencia en los eventos híbridos para fundaciones

Los eventos híbridos para fundaciones representan una oportunidad única para fusionar lo mejor del mundo presencial y virtual en un solo espacio, adaptándose a las demandas de un entorno en constante cambio.

Esta convergencia no solo redefine la forma en que las fundaciones se conectan con su audiencia, sino que también abre nuevas puertas para la participación y el impacto social. Como dijo Helen Keller, Alone we can do so little; together we can do so much.

Invitamos a cada fundación a reflexionar sobre cómo los eventos híbridos pueden potenciar su labor, fomentando la colaboración, la innovación y la inclusión en la búsqueda de un mundo mejor para todos.

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